7 outils qui me font vraiment gagner du temps au quotidien

ll n’existe aucun outil capable de fabriquer du temps.

Malheureusement.

On a toutes 24 heures dans une journée. Et aucun agenda, aucune application, aucun carnet, aucune méthode ne va venir ajouter miraculeusement une 25e heure.

Par contre, il existe des outils qui peuvent nous aider à en perdre beaucoup moins. Et au final, c’est souvent comme ça que l’on arrive réellement à gagner du temps au quotidien.

Du temps perdu à chercher une information.
Et Du temps perdu à se demander ce que l’on devait faire.
Du temps perdu à réfléchir dix fois à la même chose.
Du temps perdu aussi à s’éparpiller parce que l’on ne sait plus très bien ce qui est important aujourd’hui.

Et c’est de ça dont j’ai envie de te parler dans cet épisode.

Je ne te donnerais pas une liste de 25 applications à télécharger.

Ni ne tenterais de te vendre une organisation ultra carrée où chaque minute de ta vie est planifiée.

Ce n’est pas du tout ma vision.

J’ai plutôt envie de te partager les outils et les habitudes que j’utilise réellement aujourd’hui pour mieux gérer mon temps, organiser ma vie, mon travail, mes projets, mon équipe, et éviter que ma tête devienne le lieu de stockage officiel de tout ce que j’ai à faire.

Parce que franchement, si ton système d’organisation repose uniquement sur ta capacité à te souvenir de tout, ce n’est pas vraiment un système d’organisation.

C’est ton cerveau qui fait tout le travail.

Et à un moment, il sature.

Car ton cerveau n’est pas un disque dur externe mais un processeur là pour réfléchir et faire tourner la machine. À aucun moment pour stocker !

Je t’ai donc listé les 7 outils qui te feront gagner du temps, cette ressource si précieuse.

1. Mon Bullet Journal

Je commence forcément par lui.

Mon Bullet Journal m’accompagne depuis maintenant 10 ans.

Et je crois que si demain je devais garder un seul outil d’organisation, ce serait celui-là.

Pour moi, c’est vraiment mon second cerveau.

Mon vide-poche.

Mon couteau suisse.

J’y mets mes idées, mes tâches, mes projets, mes réflexions, mes priorités, les choses auxquelles je dois penser, celles que je veux garder sous le coude.

Et surtout, je n’ai pas besoin de tout retenir.

C’est probablement l’un des plus gros bénéfices que j’en retire.

Quand quelque chose me traverse l’esprit, je peux le poser.

Je n’ai pas besoin de me dire : “Surtout n’oublie pas de penser à ça ce soir.”

Je l’écris.

Et mon cerveau peut passer à autre chose.

J’utilise notamment mon Bullet Journal au quotidien pour créer mon daily log, donc ma vision de la journée.

Tous les mois, je fais également un tour de ma master to-do.

Je regarde ce qui doit avancer.

Ce qui devient urgent.

Ce qui peut attendre.

Et ce qui, finalement, n’a plus du tout besoin d’être fait.

Et ça, c’est important.

Parce que s’organiser, ce n’est pas simplement réussir à faire rentrer davantage de choses dans son emploi du temps.

C’est aussi régulièrement se demander si ces choses ont encore une raison d’y être.

Avant de te donner le second outil qui me fait gagner du temps, sache que j’offre un guide pour débuter son Bullet Journal sans prise de tête. Le lien sera disponible dans les descriptif.

2. Google Agenda

Mon deuxième outil, c’est Google Agenda.

Et là, son rôle est complètement différent.

Mon Bullet me permet de réfléchir, de structurer et de poser les choses. Normalement je devrais également y gérer mes rendez-vous, mon temps et mes obligations. Mais c’est la seule limite de cet outil. Quand il y a trop de rdv, ça coince.

Google Agenda, lui, me ramène à la réalité du temps disponible.

Parce qu’une to-do list peut être interminable.

Tu peux décider que cette semaine tu vas faire 38 choses.

Ton agenda, lui, te rappelle gentiment que mardi tu as trois rendez-vous, mercredi une réunion, jeudi un déplacement et qu’il te reste peut-être trois heures réelles pour avancer sur le reste.

Je l’utilise évidemment pour mes rendez-vous, mais aussi pour gérer les différents coachings, notamment ceux sur lesquels je travaille avec l’équipe de coachs.

Il nous permet d’avoir une vision commune.

Et surtout, il m’évite de réfléchir en permanence à ce qui est possible ou non.

Je vois mon temps.

Et Je vois mes contraintes.

Je sais ce qui est déjà pris.

Et à partir de là, je peux décider beaucoup plus facilement.

3. Notion

Troisième outil d’organisation indispensable dans ma gestion du quotidien : Notion.

Et là encore, je ne l’utilise pas du tout pour la même chose.

Mon Bullet Journal est parfait pour moi.

Mais mon équipe ne peut pas venir feuilleter mon carnet chaque matin, ni mon conjoint ou ma fille.

Donc dès que l’on travaille à plusieurs, j’ai besoin d’un espace partagé.

Et c’est là que Notion prend le relais.

On peut centraliser les informations, suivre les projets, structurer ce qui doit être fait, voir où on en est, retrouver les documents, les idées, les différentes étapes.

Et ça évite énormément de pertes de temps.

Les messages envoyés à droite et à gauche.

Les “tu peux me renvoyer le lien ?”

Les “on en était où déjà ?”

Les “on dort dans quel hôtel ?”.

Je crois d’ailleurs que c’est l’une des choses importantes à comprendre quand on parle d’outils d’organisation.

Il n’existe pas un outil parfait.

Il existe un outil adapté à un usage.

Et parfois, plusieurs outils peuvent parfaitement cohabiter sans créer davantage de complexité.

À condition de savoir clairement à quoi chacun sert.

4. Mon rendez-vous quotidien avec moi-même

Là, on quitte un peu les outils d’organisation matériels.

Parce que l’une des choses qui me fait probablement le plus gagner du temps aujourd’hui, c’est une habitude.

Chaque matin, je prends quelques minutes pour regarder mes trois principaux outils.

Mon agenda.

Mon Bullet.

Notion.

Je regarde mes rendez-vous.

Mes priorités.

L’avancée de mes projets.

Et à partir de ça, je construis mon daily log.

Cela me prend parfois cinq minutes.

Parfois dix.

Mais c’est probablement l’un des meilleurs investissements en temps de ma journée.

J’appelle ça ma réflexion quotidienne.

Parce que sans ce temps-là, on peut démarrer sa journée très vite.

On ouvre ses mails.

Et On répond à un message.

On traite une demande.

On enchaîne avec quelque chose qui semble urgent.

Puis autre chose.

Et à 18 heures, on a beaucoup fait.

Mais pas forcément avancé.

Prendre le temps d’organiser son temps, c’est gagner du temps.

Et surtout, c’est remettre un peu d’intention dans sa journée.

Sinon, on avance.

Mais on ne sait pas vraiment vers quoi.

5. Le reset hebdomadaire et mensuel

Il y a aussi un autre rendez-vous qui compte beaucoup dans mon organisation : le moment où je prends de la hauteur.

Tu peux l’appeler weekly reset, revue hebdomadaire, point d’étape.

Le nom n’a pas grande importance.

L’idée, c’est simplement de ne pas laisser les semaines s’enchaîner sans jamais vérifier où tu vas.

Qu’est-ce qui a avancé ?
Ou Qu’est-ce qui traîne ?
Qu’est-ce qui doit être reporté ?
Et Qu’est-ce qui devient prioritaire ?
Qu’est-ce qui mérite encore vraiment ton attention ?

Et tous les mois, je fais la même chose à une échelle plus large avec ma master to-do.

Ce moment-là évite une chose que je vois énormément.

Accumuler.
Ou Accumuler des tâches.
Et Accumuler des idées.
Accumuler des projets.
Accumuler des “il faudrait”.

Jusqu’à se retrouver avec une liste tellement longue qu’elle devient elle-même une source de stress et une véritable perte de temps.

Et justement, cela m’amène à l’outil suivant.

6. La stop-doing list

On parle énormément de to-do list.

Beaucoup moins de stop-doing list.

Et pourtant, je pense que certaines femmes gagneraient davantage de temps en arrêtant certaines choses qu’en installant un nouvel outil d’organisation.

Parce que l’on cherche souvent à optimiser ce que l’on fait déjà.

Comment aller plus vite ?
ou Comment mieux planifier ?
et Comment faire rentrer davantage de choses dans la semaine ?

Mais parfois, la vraie question devrait être :

Pourquoi est-ce que je fais encore ça ?
Est-ce vraiment utile ?
Ou Est-ce encore important ?
Est-ce vraiment à moi de le faire ?
Est-ce que je le fais simplement parce que j’ai toujours fait comme ça ?

La stop-doing list permet de récupérer du temps à la source.

Et c’est aussi une vraie question de charge mentale.

Parce que chaque chose que tu continues à porter occupe une place quelque part.

Dans ton agenda.

Et Dans ta tête.

Dans ton énergie.

Et parfois dans les trois.

7. L’intelligence artificielle

Et aujourd’hui, oui, j’ajoute l’intelligence artificielle à mes outils.

Mais je te rassure tout de suite. L’IA n’est pas là pour penser à ma place et encore moins pour décider à ma place ni pour déléguer tout ce qui demande du discernement.

Mais elle me fait gagner du temps chaque jour. Elle me permet d’accélérer certaines étapes.

L’IA est notamment très utile quand elle me permet de ne pas repartir d’une page blanche.

Organiser des informations.
Synthétiser.
Comparer. Par exemple : je viens de changer mon Air fryer… l’IA de Google m’a été d’une grande aide pour comparer et aller chercher des informations plus précises.
Reformuler. Comme lorsque j’ai une idée en tête, que je l’enregistre en audio et que l’IA m’aide à lui donner une forme plus claire et structurer. Parce que je ne suis pas sûre que tu voudrais être dans ma tête quand ça plop dans tous les sens.
Préparer un document.

Ce sont parfois des tâches qui prennent dix minutes ici, vingt minutes là.

Et mises bout à bout, cela commence à représenter beaucoup de temps. Je réfléchis malgré tout souvent à l’impact de l’IA donc je l’utilise avec parcimonie lorsque je sais que son impact sera réel.

Le vrai outil pour gagner du temps

Je pourrais continuer longtemps.

Te parler de stockage de documents.

D’applications familiales.

De gestion des repas.

De gestionnaire de tâches.

Il existe des centaines d’outils.

Mais je crois que le plus important n’est pas d’en avoir beaucoup.

C’est de construire un système d’organisation que tu utilises vraiment.

Parce que tu peux télécharger la meilleure application du monde, si tu ne l’ouvres jamais, elle ne va pas beaucoup t’aider.

Ce qui fait la différence, ce sont les habitudes que tu crées autour de tes outils d’organisation.

Quand est-ce que tu regardes ton agenda ?
Ou Quand est-ce que tu fais le point ?
Quand est-ce que tu vides ta tête ?
Et Quand est-ce que tu repriorises ?
Quand est-ce que tu décides de supprimer quelque chose ?

C’est pour ça que mon organisation tient aujourd’hui beaucoup plus sur des automatismes que sur la recherche permanente d’un nouvel outil. Et ce n’est pas pour rien que la méthode Bullet Journal m’accompagne depuis si longtemps.

Mon cerveau a depuis longtemps perçu puis compris les bienfaits sur ma charge mentale, le stress…

Comment savoir si un outil est fait pour toi ?

Je vais te donner mon critère.

Il est très simple.

Écoute ce que l’outil te fait ressentir.

Personnellement, j’aime écrire.

Donc je garde du papier dans mon organisation.

Je pourrais tout digitaliser.

Mais pourquoi ?

Si utiliser uniquement des outils numériques devient une contrainte pour moi, je ne gagne rien.

Un bon outil d’organisation doit m’apporter de la clarté.

Il doit me soulager et être simple à utiliser.

Puis doit s’adapter à mon quotidien et m’aider à centraliser les choses.

Si au contraire un outil me stresse, me pose plus de questions qu’il ne m’apporte de réponses, ou devient une nouvelle tâche à gérer, je teste quelques jours.

Et si cela ne fonctionne pas et qu’il me fait perdre plus de temps qu’autre chose, j’abandonne.

Sans culpabiliser.

Parce que l’on n’a pas besoin d’adopter tous les outils d’organisation à la mode que les autres trouvent géniaux.

On a surtout besoin de trouver ceux qui fonctionnent pour nous.

Et quand tout ne se passe pas comme prévu ?

Parce qu’évidemment, tu peux avoir la meilleure organisation du monde, il y aura toujours des imprévus.

Un enfant malade.
Un rendez-vous qui déborde.
Une urgence.
Un problème technique.
Une journée où tu as juste moins d’énergie.

La différence aujourd’hui, c’est que je connais mes priorités.

Je connais mes rendez-vous.

Je sais ce qui compte vraiment.

Donc quand mon temps se réduit brutalement, je sais où doivent aller les quelques heures qu’il me reste.

Et j’ai aussi appris à lâcher un peu de perfectionnisme.

Ce n’est pas fait ?

Parfois, tant pis.

Je ne vais plus m’en rendre malade.

Et pourtant, je peux te dire que je l’ai fait pendant longtemps.

Les outils d’organisation viennent après les fondamentaux

Je terminerais vraiment là-dessus.

Parce que l’on peut passer sa vie à chercher le bon agenda, la bonne application, la bonne méthode, le bon système.

Mais les outils viennent après les fondamentaux.

Si tu ne sais pas ce qui est important pour toi, ce que tu veux prioriser, ce qui peut attendre, ce que tu peux arrêter de faire ou comment fonctionne ton énergie, aucun outil ne pourra décider à ta place.

Il pourra t’aider.

Ou Il pourra te soutenir.

Et Il pourra te faire gagner du temps.

Mais il ne pourra pas construire tes priorités pour toi.

Et c’est justement tout ce que je travaille dans ma formation gratuite Les clés d’une organisation sereine et efficace.

On ne commence pas par remplir davantage ton agenda.

On commence par remettre de la clarté dans la manière dont tu organises ton temps.

Je te mets évidemment le lien avec cet épisode.

Un petit pas de plus

Et maintenant, j’ai une question pour toi.

Parmi les outils dont je viens de te parler, lequel te ferait le plus de bien aujourd’hui ?

Pas lequel tu trouves le plus joli ou le plus tendance.

Lequel pourrait réellement te soulager ?

Les 7 outils qui vont te faire gagner du temps sont :

• Le Bullet Journal pour vider ta tête, centraliser tes idées, tes tâches et tes priorités.
• Google Agenda pour visualiser le temps réellement disponible et éviter de surcharger tes journées.
• Notion pour centraliser les informations, suivre les projets et travailler efficacement à plusieurs.
• La réflexion quotidienne pour prendre 5 à 10 minutes et décider où mettre ton temps et ton énergie.
• Le weekly reset pour reprendre de la hauteur, ajuster les priorités et éviter l’accumulation.
• La stop-doing list pour récupérer du temps en supprimant ce qui n’a plus besoin d’être fait.
• L’intelligence artificielle pour accélérer certaines tâches, éviter de repartir de zéro et gagner du temps sur les étapes intermédiaires.

Et si tu connais quelqu’un qui court après le temps en permanence, tu peux aussi lui envoyer cet épisode.

On ne pourra malheureusement pas lui offrir une 25e heure.

Mais on peut peut-être l’aider à arrêter d’en perdre quelques-unes.

Tu n’as pas besoin du système d’organisation le plus sophistiqué.

Tu as besoin du système simple et intelligent qui fonctionne réellement pour toi.

Alors avant de télécharger une nouvelle application, d’acheter un nouveau carnet, pose-toi cette question :

Est-ce que cet outil va réellement me faire gagner du temps… ou est-ce qu’il va simplement me donner quelque chose de plus à gérer ?

Et surtout, rappelle-toi : l’outil doit soutenir ton système. Il ne doit jamais devenir ton système.

Si tu veux repartir des fondamentaux avant de chercher le prochain outil miracle, retrouve gratuitement Les clés d’une organisation sereine dans la description de cet épisode.

À très bientôt pour un prochain épisode.