Pourquoi ta to-do list ne se termine jamais ?

Il y a une phrase que j’entends énormément : “J’ai l’impression de ne jamais avoir fini.”

Tu coches une tâche, il en apparaît deux autres. Tu termines ta journée avec huit choses faites… mais ton regard se pose directement sur les douze qui restent. Tu reportes certaines tâches au lendemain, puis à la semaine suivante, puis encore à la suivante. Et ta liste grossit tellement qu’elle finit par devenir presque décourageante rien qu’en la regardant.

Alors tu te dis peut-être que tu devrais être plus efficace. Mieux t’organiser. Te lever plus tôt. Procrastiner moins. Faire davantage de choses dans ta journée.

Mais si le problème n’était pas ta capacité à faire ?

Si le problème venait plutôt de ce que tu demandes à ta to-do list ?

Parce que, très souvent, notre to-do n’est plus une liste de choses à faire. Elle est devenue l’entrepôt de tout ce qui existe dans notre vie.

Il y a ce que tu dois faire aujourd’hui. Ce que tu devrais faire cette semaine. Le rendez-vous à prendre un jour. Le projet que tu aimerais lancer. Le livre à acheter. Le papier administratif que tu repousses depuis trois mois. L’idée pour les vacances. Le tiroir qu’il faudrait ranger. Le message auquel tu n’as toujours pas répondu. Et parfois même des choses qui sont là depuis tellement longtemps que tu ne sais plus vraiment pourquoi tu les avais notées.

Et ensuite, chaque soir, tu regardes cet entrepôt gigantesque et tu te demandes pourquoi tu n’as pas réussi à le vider en une journée.

Alors aujourd’hui, j’aimerais répondre à cette fameuse question : pourquoi ta to-do ne se termine jamais et, surtout, pourquoi elle n’a peut-être jamais eu vocation à se terminer.

Ta to-do est devenue un entrepôt

Au départ, une to-do list est censée être un outil très simple : tu notes quelque chose pour ne pas l’oublier et tu le fais quand le moment est venu.

Mais très rapidement, elle peut devenir un endroit où l’on dépose absolument tout.

Les tâches.

Les projets.

Les envies.

Les rappels.

Les obligations.

Les idées.

Les “il faudrait”.

Les “un jour”.

Les “quand j’aurai le temps”.

Ai-je besoin d’aller plus loin ?

Tout est là sur papier. Et toutes ces choses se retrouvent au même niveau.

“Envoyer le dossier avant 16 heures” apparaît à côté de “trier toutes les photos du téléphone”.

“Prendre rendez-vous chez le dentiste” côtoie “réfléchir à mon projet de reconversion”.

“Faire les courses” se retrouve entre “repeindre la chambre” et “organiser les vacances de l’été prochain”.

Forcément, ta to do ne peut jamais être terminée.

Parce qu’elle contient à la fois ce qui doit être fait maintenant et ce qui pourrait peut-être être fait au cours des six prochains mois.

Ce n’est donc pas ta productivité qui pose problème.

C’est la fonction que tu attribues à ta to do liste ou la manière dont tu l’utilises au quotidien. Elle devient au final le reflet de ta charge mentale.

Une tâche, un projet, une envie : ce n’est pas la même chose

Je crois qu’une grande partie du problème vient de là : on mélange des choses qui n’ont pas du tout la même nature.

“Répondre au mail de Sophie” est une tâche.

“Refaire le site internet” est un projet.

“Me remettre au sport” n’est même pas réellement une tâche : c’est une intention qui devra ensuite être transformée en actions concrètes.

“Apprendre l’italien” est peut-être une envie.

“Faire les albums photos des cinq dernières années” est peut-être un projet fantôme qui vit sur ta liste depuis trois ans sans que tu aies réellement décidé de le faire.

Et pourtant, quand tout cela apparaît au même endroit, ton cerveau voit simplement une accumulation de choses non terminées.

Ce qui crée cette fameuse sensation : je suis toujours en retard sur ma propre vie.

Alors qu’en réalité, tu n’es peut-être pas en retard.

Tu regardes simplement dans une seule liste tout ce qui existe, tout ce que tu aimerais, tout ce que tu envisages et tout ce que tu dois réellement faire. Ta to do list est finalement devenue la liste de ta vie.

Pourquoi ajouter est beaucoup plus facile que supprimer

Il y a aussi quelque chose d’intéressant dans notre rapport aux listes : nous ajoutons beaucoup plus facilement que nous ne supprimons.

Une nouvelle idée arrive ? On la note.

Quelqu’un nous recommande quelque chose ? On l’ajoute.

On pense à une tâche ? On l’ajoute.

On voit quelque chose qu’on aimerait faire ? On l’ajoute.

Mais quand est-ce que l’on revient réellement regarder cette liste en se demandant : “Est-ce que j’ai encore envie de faire ça ?”

Beaucoup plus rarement pour ne pas dire jamais.

Parce que supprimer demande une décision.

Il faut accepter de dire : finalement non.

Finalement, ce projet n’est pas si important.

Finalement, je ne vais pas apprendre ça maintenant.

Finalement, cette tâche peut être déléguée.

Et c’est précisément ce qui est difficile.

Ajouter laisse toutes les portes ouvertes.

Supprimer oblige à choisir.

Mais une liste sur laquelle tu n’enlèves jamais rien finit forcément par devenir impossible à terminer.

La vraie to do list et la master to do list

Je te propose donc une distinction très simple qui peut déjà changer beaucoup de choses : ta master to do list n’est pas ta to do list. Dit autrement, ta liste de stockage n’est pas ta liste du jour.

Ta liste de stockage peut contenir tout ce que tu ne veux pas oublier.

Les tâches futures.

Les projets.

Les rappels.

Les choses à revoir.

Les envies éventuellement.

Elle peut être longue.

Ce n’est pas grave.

Son rôle est de libérer ton cerveau, d’alléger ta charge mentale, pas d’être terminée ce soir.

Ta liste du jour, elle, doit répondre à une deux questions :

Qu’est-ce qui mérite réellement d’être fait aujourd’hui ? Mais aussi, qu’est ce que j’ai le temps et l’énergie de faire aujourd’hui ?

Et cette liste-là doit être réaliste.

Pas quinze choses “si jamais”.

Pas tout ce qui existe actuellement dans ta vie.

Les quelques actions qui correspondent réellement au temps, à l’énergie et aux contraintes de ta journée.

Cette différence paraît simple, mais elle change complètement ton rapport à ta to-do.

Parce que tu arrêtes d’utiliser une liste infinie comme mesure de ta réussite quotidienne.

Cinq choses qui ne devraient probablement pas être sur ta to-do list

Il y a certaines catégories de choses que nous mettons facilement dans notre journée alors qu’elles devraient probablement être ailleurs.

• D’abord, les projets entiers. “Organiser les vacances” ou “refaire mon CV” sont trop gros pour devenir une tâche. Il faut décider de la prochaine action concrète. Je te décris comment construire ta to-do list dans l’article Comment faire une to do list ?
• Ensuite, les choses qui ne sont pas réellement prévues aujourd’hui. Si tu sais déjà que tu n’auras pas le temps de t’en occuper, pourquoi les mettre sous tes yeux toute la journée ?
• Il y a aussi les envies sans échéance. Tu peux vouloir repeindre ta cuisine, lire quinze livres ou tester un nouveau cours de pilates sans avoir besoin d’en faire une dette quotidienne.
• Ensuite, il y a tout ce qui dépend des autres. Si tu attends une réponse avant de pouvoir avancer, ce n’est pas une tâche active à refaire mentalement toutes les trois heures.
• Et enfin, il y a les tâches que tu reportes depuis tellement longtemps qu’il faut peut-être arrêter de les reporter et prendre une vraie décision.
  Faire.
  Supprimer.
  Déléguer.
  Ou dater.
  Mais arrêter de les repousser indéfiniment.

Regarde les tâches que tu repousses depuis trois semaines

D’ailleurs il y a probablement, en ce moment même, une ou deux tâches que tu reconnaîtrais immédiatement si je te disais : celle que tu repousses chaque semaine.

Tu la copies de lundi en lundi.
Tu la reportes sur des post-it.
Tu te dis que tu bien vas finir par t’en occuper.

Mais rien ne se passe.

Et plutôt que de continuer à interpréter cette procrastination comme un problème de discipline, j’ai envie que tu regardes cette tâche différemment.

Pourquoi est-elle encore là ?
Est-ce qu’elle est réellement nécessaire ?
Est-ce qu’elle est trop vague ou trop imposante ?
Est-ce qu’elle dépend d’une décision que tu as du mal à prendre ?
Est-ce qu’elle n’est tout simplement pas assez importante pour toi ?

Parce qu’une tâche qui reste sur une to do list pendant deux mois nous donne une information.

Et parfois, la meilleure manière de la réaliser n’est pas de la recopier une dixième fois.

Ce serait plutôt décider en conscience ce que l’on en fait vraiment.

Non la procrastination n’est pas le mal incarné. Bien au contraire. Un peu comme les émotions, procrastiner nous donne un message et des indications que j’adore décortiquer en coaching.

Ton bien-être ne se calcule pas par le nombre de tâches validées de ta to do

C’est peut-être le point sur lequel j’ai le plus envie d’insister.

Ne mesure pas la qualité de ta journée au nombre de cases cochées.

Parce qu’avec cette logique, les tâches rapides deviennent toujours plus satisfaisantes que les tâches importantes.

Répondre à dix mails donne dix cases cochées.

Travailler deux heures sur un projet qui compte vraiment n’en donne peut-être qu’une.

Et pourtant, laquelle de ces deux journées a réellement fait avancer quelque chose ?

C’est là qu’une to-do liste peut devenir trompeuse.

Elle compte les tâches.

Elle ne mesure ni leur impact, ni leur importance, ni l’énergie qu’elles ont demandée.

Tu peux donc avoir une journée avec quinze cases cochées et ne pas avoir avancé sur l’essentiel.

À l’inverse, tu peux terminer la journée avec seulement trois choses réalisées et avoir fait exactement ce qui devait être fait.

Une bonne journée n’est donc pas une journée où tu as tout fini.
C’est une journée où tu as réussi à donner ton temps aux bonnes choses. C’est ce que nous explorons au tout début du coaching CréActrice puisque nous y travaillons notre rapport au temps…

L’outil qui a sauvé mon organisation

J’ai mis du temps, personnellement, à comprendre ce qu’était vraiment une to-do list.

À comprendre cette nuance entre la liste totale, globale, de toutes les choses que j’ai, que j’aimerais ou que je devrais faire dans mon quotidien et dans ma vie… et la liste de ce que je peux, dois ou choisis de faire aujourd’hui.

Et il y a un outil qui m’a aidée à le conscientiser et surtout à le mettre en application.

Cet outil partage mon quotidien depuis 10 ans maintenant. Il est toujours à côté de moi, ouvert : c’est mon Bullet Journal.

Le Bullet Journal est une méthode d’organisation très, très loin de ce que l’on peut voir sur les réseaux sociaux : de jolies pages, de jolis dessins, des coloriages, des stickers… où l’on passe parfois plus de temps à faire quelque chose de joli qu’à réellement structurer et organiser son temps.

J’ai commencé comme ça, moi aussi. À vouloir faire joli.

Et je me suis perdue.

Puis j’ai lu le livre de Ryder Carroll, le créateur du concept. J’ai même eu la chance de le rencontrer.

Et ça a changé toute ma vie. Et mes mots sont pesés.

Sans le Bullet Journal, je ne serais pas l’entrepreneure que je suis aujourd’hui. Je ne serais pas dirigeante de cette société. Je n’aurais probablement pas créé tout ce que j’ai pu créer jusqu’à aujourd’hui.

J’en suis plus que certaine.

Tu peux d’ailleurs télécharger, si tu le souhaites, mon guide gratuit pour créer ton premier Bullet Journal, très loin de tous ces stéréotypes, de ces photos magnifiques et de l’Art Journal que l’on peut voir sur les réseaux sociaux.

Le créateur du concept est un homme qui a un TDAH et qui a créé cette méthode pour ne plus oublier, structurer son temps, avancer vers ses objectifs et arrêter de se disperser.

Alors oui, crois-moi sincèrement : cet outil d’organisation peut vraiment changer ton quotidien.

Ta to-do n’a pas vocation à être terminée

Un point important que toutes ces années d’accompagnement m’ont confirmé et c’est peut-être la phrase la plus importante de cet épisode : ta grande liste n’a pas vocation à être terminée.

La vie se croque, se dévore et se vit. Elle est faite de rebondissements, de choix, d’attente et d’espoir.

Il y aura toujours un mail à envoyer.

Un rendez-vous à prendre.

Un projet à lancer.

Une idée à tester.

Une pièce à ranger.

Un livre à lire.

Quelque chose à améliorer.

Si tu attends d’avoir terminé ta liste pour t’autoriser à souffler, alors tu risques d’attendre très longtemps.

Donc non le but n’est pas de vider définitivement ta to-do.

Mais plutôt d’avoir confiance dans ton système d’organisation.

De savoir que ce qui n’est pas fait aujourd’hui est à sa place.

Que tu n’as pas besoin de garder mentalement vingt choses ouvertes.

Que tu peux terminer ta journée même s’il reste des choses à faire.

Et surtout, que le fait qu’il reste quelque chose sur ta liste ne signifie pas que ta journée a été ratée ou que tu es inefficace voir pire paresseuse !

Pour celles dont l’organisation vacille

Cet épisode te parle ? Si tes listes sont devenues interminables, si tu changes régulièrement d’outil ou que tu as l’impression que ton organisation te rappelle surtout tout ce que tu n’as pas encore fait, alors j’ai préparé quelque chose pour toi.

La formation gratuite Les clés d’une organisation sereine et efficace.

Je l’ai pensée pour t’aider à remettre de la simplicité dans ton organisation, mieux utiliser ton temps et construire un système simple et intelligent qui soutient réellement ton quotidien au lieu de devenir une charge supplémentaire.

Tu trouveras le lien directement dans la description de cet épisode.

Et si tu veux continuer à creuser le sujet sur le blog, tu peux également retrouver mes contenus sur comment faire une to-do list et comment prioriser ses tâches. Si tu as aussi quelques projets qui vivent sur ta liste depuis des mois sans jamais avancer, je te conseille également d’aller regarder le contenu consacré aux projets fantômes.

Finalement, j’espère que tu auras compris que le problème n’est peut-être pas que tu n’arrives jamais au bout de ta to-do. Si je résume, tu demandas à une liste infinie de devenir finie.

Ta to-do est censée t’aider à avancer.

Pas te rappeler en permanence tout ce que tu n’as pas encore fait.

Et si tu veux retrouver une organisation plus simple et plus sereine, Les clés d’une organisation sereine t’attend gratuitement dans la description de cet épisode.

À très bientôt pour un prochain épisode.