Étiquette : To do list

Je vous avais promis une suite à mon premier article sur le bullet journal professionnel. La voici. Aujourd’hui, je vais vous expliquer comment j’applique la matrice Eisenhower dans mon bullet journal au travail.

Connaissez-vous cette méthode ? Avez-vous déjà songé à l’utiliser au travail ? Dans la vie de tous les jours ?

Principe de la matrice Eisenhower

C’est une méthode relativement simple de gestion de ses dossiers / actions / tâches. En effet, on doit tout simplement définir le degré d’urgence et d’importance pour chacune des tâches en attente de traitement.

Sur l’axe verticale => niveau d’urgence de votre tâche

Sur l’axe horizontale => son importance

Source @wikipedia

Cette méthode a été inspirée par Dwight David Eisenhower, 34ème président des Etats-Unis. D’où le nom ! Ce serait l’une de ses déclarations qui serait à l’origine de cette gestion du temps :

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important.

Définition de l’importance et de l’urgence

Je ne sais pas vous mais j’ai beaucoup de tâches importantes bien trop souvent bousculées par des urgences. L’urgence est parfois un fait inattendu, qui doit être géré rapidement. En urgence quoi ! Mais c’est également une notion temporelle. La dead line de ce projet est dans 15 jours … n’a pas la même urgence qu’un projet qui doit voir le jour dans 10 mois.

Pour moi, définir l’importance, c’est mesurer l’impact de cette tâche/décision sur les projets ou autres activités en cours. Quelle est sa réelle utilité ? Est-ce bloquant pour d’autres choses ? Dois-je vraiment le traiter moi-même ?

Il est en fait utile et primordial, de se poser les bonnes questions pour bien gérer son temps. Se précipiter nous dessert bien souvent plus qu’autre chose, même si nous n’avons pas toujours le choix. Il est donc nécessaire de prendre quelques minutes pour faire le point.

Utilisation de la matrice Eisenhower dans mon Bullet journal

En début de semaine, ou fin de semaine pour la semaine d’après (tout dépend du temps que j’ai et de la journée du vendredi !!), je fais tout simplement une grande croix dans mon carnet. Pour les photos de cet article, j’ai utilisé mon bloc note Rhodia. Les pages de mon bullet journal pro contiennent trop d’informations confidentielles pour que je puisse les afficher publiquement.

Je note en haut à gauche urgent et en dessous non urgent. Puis en bas, j’écris sur la gauche non important puis à droite important. Ensuite, je reprends ma grande to do list dans laquelle j’avoue je saute certaines tâches puisque je sais déjà qu’elles ne sont ni urgentes, ni importantes mais que je devrais les faire un jour. Pour toutes les autres, je les inscris au fur et à mesure dans ma croix.

A chaque nouvelle tâche je me pose plusieurs questions :

• Dans quel délai cela doit être accompli ? Ce qui me permet de donner le degré d’urgence.
• Dois-je le faire moi-même ? Est-ce primordial que j’effectue cette action moi même ? Oui, c’est important. Non, ça ne l’ai pas ou peu. Ainsi, je peux parfois essayer de déléguer ce qui n’a pas besoin d’être traitée par mes soins, qui ne nécessite de ma part qu’une vérification initiale.
• Est-ce que d’autres tâches découlent de celle-ci ? Oui … + d’importance qu’une tâche qui est isolée.
• Est-ce que cette réponse est attendue par un autre service pour déclencher une action chez eux ? Quel impact aurait cette action ?
• Je gère également pas mal d’anomalies. Et je dois donc aussi me demander, quelle est l’incidence de telle ou telle anomalie sur mes clients. Si cela n’a aucune retombée, ce n’est pas important. Par contre, si mon client voit une différence, peut ne pas recevoir son dossier en temps et en heure, c’est important.

Une fois la matrice terminée, je peux ainsi indiquer quelles sont mes priorités de la semaine. Dans l’ordre indiquée sur la matrice … 1, 2, 3 4 ! 

Définir mon planning hebdomadaire grâce à la matrice d’Eisenhower

Eh oui,c’est bien beau d’avoir fait une jolie matrice, avec les choses importantes, les urgences … mais après ? Il ne suffit pas de s’arrêter là, même si vous avez à présent une meilleure vision de vos priorités. L’étape suivante est la planification des actions à mener soit dans votre bullet journal soit dans votre agenda électronique pro (outlook est mon ami !).

Vous ne pouvez pas passer votre semaine à gérer les urgences primordiales en laissant de côté, les choses importantes mais moins pressées. A terme, elles deviendront forcément urgentes. J’essaye donc de planifier chaque jour un ou deux impératifs. Ensuite, j’ajoute des actions à effectuer très rapidement mais peu importantes et des actions importantes moins urgentes. Vous m’avez suivi ?

Je sais à peu près à l’avance combien de temps va me prendre telle ou telle tâche. Aussi, pour les actions ultra importantes/urgentes je les planifie dans mon outlook avec une plage horaire prédéfinie. Ainsi, cela m’oblige à les traiter avec des rappels automatiques 🙂

Pour les autres tâches de ma to do list, je vais agir sur mon agenda électronique au jour le jour. Car chaque journée est différente et remplie d’imprévus. Je ne peux donc pas planifier ma semaine de A à Z le lundi matin … impossible ! Ce serait perdre du temps pour rien, puisque je serais obligée de décaler, reprogrammer. Je préfère une fois de plus me concentrer sur l’essentiel. Chaque matin, je zyeute donc rapidement la matrice de la semaine pour caler dans mon agenda 2/3 tâches supplémentaires.

Voilà pour cet article sur la gestion de son temps à l’aide de son bullet journal au boulot mais aussi d’outlook 😉 La prochaine fois, je vous parlerais soit de la méthode GTD (si j’ai terminé le livre), soit Pomodoro. A moins que vous n’ayez entendu parler de quelque chose d’autre qui vous aiderait à votre travail. Il me reste également à évoquer la gestion des projets dans mon bujo pro.