Vous vous sentez débordée par votre quotidien ? Vous avez du mal à retrouver une information quand vous en cherchez une ? Prenez un instant, cette lecture pourrait vous intéresser. Sachez qu’à challenge exceptionnel, épisode exceptionnel. C’est pourquoi vous allez découvrir dans cet article la synthèse des 3 épisodes du podcast « Le bonheur me va si bien », enregistrés à l’occasion du challenge « Mieux s’organiser en toute sérénité ». Lors de ces entretiens, 3 expertes de la gestion du temps se sont prêtées au jeu de citer 3 techniques ou outils d’organisation qui leur sauvent la vie au quotidien. Vous avez probablement hâte de connaître ces pétites. Peut-être en avez-vous d’ailleurs déjà expérimenté certaines, ou pas ? Mais avant tout, vous devez définir votre système selon ce qui vous convient à vous et surtout pas pour faire comme Miléna, Julie ou Armelle. Il doit s’adapter à votre mode de fonctionnement et non l’inverse.

1 — Le gestionnaire de tâches

Miléna aide les entrepreneurs à reprendre le pouvoir sur leur quotidien et ainsi à atteindre l’équilibre entre vie pro et vie perso. Selon cette experte en gestion du temps, peu d’outils d’organisation ou de méthodes sont indispensables à tout le monde. C’est à vous de trouver la démarche qui vous convient le mieux.

Le système d’organisation essentiel

Pour elle, Notion est devenu un soutien indispensable au quotidien, c’est son deuxième cerveau. Elle y conserve une foule d’informations. Armelle qui est home organiser, utilise également Notion pour piloter son activité professionnelle.

Pour celles qui ne le sauraient pas, Notion est un gestionnaire de tâches numérique, similaire à une page blanche intelligente. Vous pouvez organiser vos idées comme bon vous semblent, en fonction de vos besoins. Il offre des possibilités infinies. Vous pouvez par exemple noter : 

• vos menus, 
• votre comptabilité, 
• les trackers d’habitudes, 
• votre calendrier éditorial,
• etc.

Cette application est très flexible, peut-être trop d’ailleurs. Du coup, elle n’est pas parfaite pour tout le monde.

Le stockage de l’information

Un des principes essentiels en gestion du temps s’appuie sur le stockage des données. Aucun être humain n’est conçu pour retenir des informations. Votre esprit est modelé pour réfléchir, pour faire émerger des idées et non pour vous rappeler votre liste des courses. Ce n’est pas un disque dur, c’est un processeur. Après, que vous utilisiez Notion, un Bullet Journal, ou tout autre système, peu importe. Le but consiste à alléger votre cerveau de toutes ces idées vers un support qui sera plus à même de vous notifier les tâches à faire.

Organiser toutes ses données

Une autre question se pose alors : « Comment structurer toutes vos données ? ». À ce niveau, tous les outils digitaux permettent une organisation fluide et très intéressante grâce à la fonction « recherche ». Un seul suffit pour centraliser tous vos renseignements, et vous éparpiller ne sert à rien. Déjà que l’être humain n’est pas bon pour retenir les informations, mais il ne l’est pas non plus pour se rappeler où elles sont rangées. Donc ne vous compliquez pas la tâche inutilement. Soyez organisée pas perfectionniste.

2 — La connaissance de soi

C’est un point essentiel sur lequel vous devez vous appuyer pour vous organiser plus sereinement. Vous devez gérer votre temps en fonction de vous, de votre énergie. En comprenant comment vous fonctionnez, vous pouvez l’optimiser selon vos tâches et vos impératifs. Une meilleure connaissance de vous va également vous permettre d’affiner vos besoins et de clarifier vos objectifs. Patience, c’est le cheminement de toute une vie.

Un problème d’organisation en est rarement un, mais plus généralement un manque de confiance ou d’estime de soi. Vous devez apprendre à mettre vos envies au cœur de votre temps, mais encore faut-il savoir ce qui est important pour vous. Pour faire une métaphore éclairante, c’est comme si vous possédiez la plus performante des voitures. Si vous ne connaissez pas la direction à indiquer au GPS, elle ne vous sert à rien.

3 — La priorisation des tâches

Prendre conscience que vous ne pouvez pas tout faire va vous pousser à prioriser vos tâches. Vos journées ne durent que 24 heures et pas une de plus. Aujourd’hui, vous avez une infinité d’opportunités, mais un nombre limité de temps. Les outils d’organisation sont là pour vous aider à assumer les choix que vous ferez.

La méthode de l’entonnoir

Rassurez-vous, ce n’est pas parce que vous choisissez que vous renoncez. Miléna utilise pour cela la technique de l’entonnoir. Vous devez définir : 

• votre vision à moyen ou long terme : prenez du recul sur votre vie et observez à quel stade vous en êtes, cela vous donnera déjà un cap.  
• vos objectifs : c’est-à-dire ce que vous souhaitez/pouvez faire cette année pour vous rapprocher de cette direction. 
• vos gros projets : ce sont les missions spécifiques que vous avez envie de lancer.
• votre trimestre afin de décider comment vous allez décomposer votre temps, mois par mois. 
• vos 3 priorités mensuelles : découpez-les en tâches plus petites, jusqu’à définir vos occupations par semaine puis par jour.

Au fur et à mesure de votre progression, réajustez votre vision. Faites régulièrement des bilans hebdomadaires, mensuels, etc. Autorisez-vous également à vous remettre en question pour ne pas partir dans une mauvaise direction. Pour avancer dans vos projets, vous devez vous demander où vous en êtes, afin de planifier vos tâches.

Le contrôle du temps

Beaucoup pensent que l’organisation est une prison, qu’elle freine la spontanéité. Vous avez des obligations, vous n’y pouvez rien, vous devez faire avec. En mettant les impératifs sous contrôle, vous vous dégagez du temps et de l’espace mental pour kiffer le reste de votre vie avec sérénité. Vous êtes davantage proactive que réactive. Vous ne subissez plus, car vous placez vos priorités au cœur de votre quotidien. Vous devenez responsable de la façon dont vous gérez votre temps.

Cette prise de conscience peut être vécue comme une sortie de zone de confort, mais avoir la maîtrise de vos heures est une libération sur le long terme. Il est vrai que cela demande un peu d’effort au début, mais vous en verrez rapidement les bénéfices sur votre temps et votre énergie.

Pour aller plus loin, voici une idée de lecture intéressante : « Comment s’autoriser à rêver en grand ? »

4 — La to-do list, un indispensable des outils d’organisation

Pour Julie, spécialiste de l’organisation, celle-ci doit rester simple pour être efficace. Arrêtez de penser que plus un outil est sophistiqué, plus il est performant. Au contraire, plus un système est fluide, plus il va droit au but. Un carnet avec des pages blanches représente un incontournable pour optimiser votre gestion du temps, mais le must, c’est la to-do list.

Alléger sa charge mentale

Une liste vous permet de poser toutes vos idées sur une feuille. Vous vous délestez de votre charge mentale, c’est-à-dire de ce trop-plein qui vous encombre l’esprit. Une fois que vos pensées sont écrites et centralisées quelque part, vous n’avez plus besoin de vous en souvenir. Vous pouvez retrouver cette information facilement, vous devez juste faire preuve d’un peu de méthode. Vous n’êtes pas à l’abri d’oublier quelque chose. Il y aura toujours des ratés, des imprévus, etc. Les outils d’organisation représentent votre filet de sécurité.

S’organiser sereinement

Le principal piège à éviter avec la to-do list consiste à l’utiliser uniquement comme un vide-cerveau. Vous listez alors toutes les idées que vous avez dans la tête, puis vous espérez tout réaliser dans la journée. Ne vous arrêtez pas à cette seule étape. Avec un minimum de méthode et des bonnes pratiques, la to-do list va vraiment s’inscrire dans le temps pour devenir votre meilleur allié dans votre organisation.

Vous devez aller piocher dans cette grosse liste tous les jours, pour créer votre to-do list à laquelle vous devez donner une temporalité. Ainsi, chaque semaine, Julie prend son agenda et pose sa to-do list vide-cerveau à côté. Puis elle construit son programme hebdomadaire de 5 à 15 tâches en fonction de ses obligations et de son énergie. Elle les priorise, ajoute des deadlines ou même délègue. Et rassurez-vous, Julie aussi arrive rarement à tout faire. Ce n’est pas grave, car elle peut reporter les tâches inachevées la semaine suivante.

Arrêter de courir après la perfection

Vous avez juste besoin de vous sentir structurée, de maîtriser votre temps et vos tâches. Pour rendre ce support plus efficace, ayez un questionnement sur plusieurs niveaux : mensuel, hebdomadaire et même quotidien. Parmi les outils d’organisation, la to-do list est l’un des plus simples d’utilisation.

C’est une pratique à mettre en place, qui, une fois que vous l’avez acquise, vous prendra moins de 5 minutes de réflexion par jour. La to-do list vous permet d’avoir une vision claire de vos tâches. Vous ne perdez plus de temps ni d’énergie à vous demander ce que vous devez faire, par quoi vous allez commencer, etc. Instaurez une routine en respectant votre mode de fonctionnement, et n’oubliez pas vos objectifs personnels. Ne soyez pas sans cesse dans l’obligation, pensez également à vous.

5 — La planification du temps

Julie résume le concept de l’organisation par le mantra : « Il faut faire quoi pour quand ? ». « Quoi » correspond à votre to-do list, « quand » à votre planning. Ce sont 2 outils complémentaires. L’agenda, quel que soit le format que vous choisissez, vous permet de voir votre temps disponible et de l’anticiper.

Les avantages de Google Agenda

Armelle quant à elle a une préférence pour la version numérique avec Google Agenda. C’est une aide à l’organisation très pratique pour enregistrer vos rendez-vous, caler des plages horaires dédiées au sport, à la lecture, etc. Vous pouvez également l’utiliser en mode time blocking et planification de tâches.

En prenant l’habitude de noter votre séance de yoga dans votre agenda, vous êtes sûre de ne pas l’oublier. L’autre réel avantage est que rien ne viendra se greffer à la place de ce moment rien que pour vous.

Deux outils d’organisation personnalisables

Armelle utilise également un planner papier qui lui évite d’allumer systématiquement son ordinateur où son téléphone pour prendre connaissance de ses tâches de la journée. Une fois par semaine, elle y inscrit tous ses impératifs, ainsi elle a une vue globale sur son temps. Cela fonctionne aussi avec le Bullet Journal. Vous pouvez y noter tous vos rendez-vous et vos priorités. Cela vous donne l’impression de driver votre planning, de savoir ce que vous avez à faire, etc.

6 — Les routines, des outils d’organisation à la portée de tous

Les routines peuvent être considérées comme des outils d’organisation à part entière. À travers ce mot, vous entendez probablement : « routinier », « ennui », « contrainte », etc. Faire le ménage sera toujours une occupation fastidieuse, de même que beaucoup d’autres corvées d’entretien. Vous n’y échapperez pas, même en procrastinant. Chacun a besoin d’ordre. Le bazar n’est pas dans la nature humaine. C’est pour votre bien que vous initiez ces rituels.

Les routines vous permettent de mettre vos obligations sous contrôle de façon fluide. Organisez toutes vos tâches pénibles sous ce format-là, réalisez-les en mode automatique. Vous constaterez rapidement le changement. Par exemple, une habitude qui peut faire toute la différence consiste à nettoyer votre évier de cuisine tous les soirs. Extraite de la méthode Flylady, cette routine possède un véritable effet boule de neige sur votre foyer et votre humeur.

La chronologie de vos actions doit rester fluide et logique. Toutes ces petites habitudes détiennent le pouvoir de transformer votre quotidien. Tous les jours, vous jouez la même partition et c’est agréable. Chacun sait ce qu’il a à faire et cela laisse plus de liberté pour le reste. Devenez la manager de votre vie et arrêtez de la subir.

Pour aller plus loin, voici une idée de lecture intéressante : « 9 erreurs à éviter pour une habitude qui dure »

7 — Le classeur maison, une mine d’informations

Armelle a créé un classeur qu’elle laisse à la disposition de la famille ou d’une personne extérieure comme la nounou. Il contient tous les renseignements utiles au bon fonctionnement du foyer. Par exemple, vous pouvez y ranger : 

• les photocopies des documents importants comme de la carte d’identité ; 
• une fiche par enfant avec toutes les informations médicales, les différents contacts comme l’école, les activités, etc. ;  
• les numéros de contrats et d’abonnements ;
• une page d’entretien de la voiture ; 
• les emplois du temps de chacun ;  
• la liste des restaurants à tester ;
• des idées pour les prochaines sorties ;
• etc.

Chaque membre de la famille peut y chercher un renseignement en toute autonomie. Ainsi, on ne risque plus de vous demander de trouver le document indispensable pour le lendemain matin. Cela diminue beaucoup la charge mentale. Vous pouvez ajouter une multitude d’informations dans votre classeur selon vos besoins. Le seul impératif est qu’il reste pratique et rapide d’utilisation. Par contre, faites le tri dedans au moins une fois par an.

Pour résumer, voici les méthodes et outils d’organisation que des expertes exploitent tous les jours : 

• un gestionnaire de tâches, qui peut être Notion ou pas ;
• une to-do list pour vider votre cerveau ; 
• la priorisation de vos tâches ainsi que leur planification dans votre agenda ou dans votre Bullet Journal ;
• l’instauration de routines pour rendre les obligations moins fastidieuses ;
• un classeur maison pour regrouper toutes les informations essentielles de la famille ;
• et le plus important : la connaissance de soi afin de déterminer ce qui vous convient et ce qui ne vous correspond pas du tout, dans la vie en général et en organisation en particulier.

Un petit pas de plus

Merci à Miléna, Julie et Armelle pour leurs bons conseils en gestion du temps. N’oubliez pas que les outils d’organisation sont là pour vous soutenir et vous permettre d’alléger votre charge mentale. C’est à vous de trouver votre propre système, celui qui vous correspondra le mieux, simple d’utilisation et adaptable à votre mode de fonctionnement. N’hésitez pas non plus à expérimenter toutes ces petites habitudes qui pourraient transformer votre vie.

Les pauses sont essentielles pour rester productive, pratique et créative. Cela vous aide à gérer plus efficacement votre temps et votre énergie. Mais pas de panique, vous vous améliorez petit à petit. Donc commencez doucement, en vidant votre cerveau par exemple.

Pour information, le challenge « Mieux s’organiser en toute sérénité » s’accompagne d’un mini-coaching offert toujours dans le but de piloter votre journée de manière plus performante.